Mahnung schreiben bei offener Rechnung

Wenn eine Rechnung offen bleibt, stellt sich schnell die Frage, wie eine Mahnung richtig geschrieben wird. Wichtig ist vor allem, dass die Forderung klar bezeichnet wird und der Ton zum Fall passt.

Klartext: Eine gute Mahnung ist klar, sachlich und eindeutig. Sie sollte die offene Rechnung sauber benennen und eine klare Zahlungsaufforderung enthalten.

Sie möchten nicht selbst formulieren?

Nutzen Sie den Rechner auf rechnung-im-verzug.de. Dort erhalten Sie je nach Fall automatisch einen passenden Text für Mahnung oder Zahlungserinnerung.

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Wann sollten Sie eine Mahnung schreiben?

Eine Mahnung ist sinnvoll, wenn eine Rechnung fällig ist und die Zahlung nicht erfolgt. In vielen Fällen ist sie der klassische Weg, um den Schuldner nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung aufzufordern.

Ob vorher noch eine freundliche Zahlungserinnerung sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Wer schnell Klarheit will, kann aber auch direkt eine Mahnung formulieren.

Merksatz: Eine Mahnung ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Rechnung fällig ist und die Zahlung trotz offener Forderung ausbleibt.

Was gehört in eine Mahnung?

Eine gute Mahnung muss die offene Forderung eindeutig bezeichnen. Dazu gehören insbesondere Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag und ein klarer Hinweis darauf, dass die Zahlung noch aussteht.

Zusätzlich sollte eine Mahnung eine klare Zahlungsaufforderung und eine neue Frist enthalten. So weiß der Empfänger sofort, worum es geht und was jetzt erwartet wird.

Merksatz: In eine Mahnung gehören mindestens Rechnung, Betrag, Fälligkeit und eine klare Bitte zur Zahlung.

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Mit dem Rechner sehen Sie sofort, ob in Ihrem Fall bereits Verzug vorliegt und welcher Text besser passt.

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Mahnung Muster für Geschäftskunden

Mustertext

Direkt als Vorlage nutzbar.

Betreff: Mahnung zu Rechnung [Rechnungsnummer] Sehr geehrte Damen und Herren, zu der Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Rechnungsbetrag] € konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Die Rechnung war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens [neue Frist] auf das unten genannte Konto zu überweisen. Soweit sich die Forderung bereits im Verzug befindet, machen wir zusätzlich Verzugszinsen geltend. Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, behalten wir uns außerdem die 40-Euro-Pauschale vor. Bitte geben Sie bei der Zahlung die Rechnungsnummer an. Mit freundlichen Grüßen [Name] [Unternehmen] [Bankverbindung]
Merksatz: Eine gute B2B-Mahnung nennt Rechnung, Betrag, Fälligkeit und neue Frist klar und kann bei passender Rechtslage auch Verzugszinsen und 40 Euro Pauschale berücksichtigen.

Mahnung Muster für Privatkunden

Mustertext

Direkt als Vorlage nutzbar.

Betreff: Mahnung zu Rechnung [Rechnungsnummer] Sehr geehrte Damen und Herren, zu der Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Rechnungsbetrag] € konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Die Rechnung war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens [neue Frist] zu überweisen. Bitte geben Sie bei der Zahlung die Rechnungsnummer an. Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen [Name] [Bankverbindung]
Merksatz: Eine Mahnung an Privatkunden sollte klar, höflich und eindeutig sein — aber ohne 40-Euro-Mahnpauschale.

Jetzt mit dem Rechner passenden Text erstellen

Ob in Ihrem Fall eher eine Mahnung oder zunächst nur eine Zahlungserinnerung sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, ob bereits Verzug eingetreten ist.

Genau das prüft der Rechner auf rechnung-im-verzug.de anhand von Fälligkeit, Mahnung nach Fälligkeit, 30-Tage-Regel und der Frage, ob Ihr Kunde Verbraucher oder Unternehmer ist.

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Der Rechner hilft Ihnen dabei, den möglichen Verzugsbeginn einzuordnen und direkt einen passenden Text für Ihren Fall zu verwenden.

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Häufige Fragen zur Mahnung bei offener Rechnung

Eine Zahlungserinnerung ist meist die freundlichere erste Aufforderung. Eine Mahnung macht deutlicher klar, dass die Rechnung fällig ist und Zahlung verlangt wird.

Nein. Sie können auch direkt eine Mahnung senden. Eine Zahlungserinnerung ist eher eine praktische und kommunikative Entscheidung.

Grundsätzlich reicht eine Mahnung aus. Mehrere Mahnstufen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Eine Mahnung sollte die Rechnung klar bezeichnen, also insbesondere Rechnungsnummer, offenen Betrag, Fälligkeit und eine neue Zahlungsfrist nennen.

Ja, aber nur dann, wenn der Schuldner sich bereits im Verzug befindet.

Nein. Die 40-Euro-Mahnpauschale gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist.

Grundsätzlich ja, solange die Mahnung den Empfänger erreicht und inhaltlich eindeutig ist.

Ja, in bestimmten Fällen. Das gilt etwa bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin oder bei der 30-Tage-Regel.

Hinweis: Diese Inhalte dienen der unverbindlichen Orientierung und ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

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